Как хранить документы служебного пользования
На этом уроке научитесь соблюдать правильный режим хранения документов ограниченного доступа и поймете, как регулируется доступ к ним
Как хранить документы служебного пользования
На этом уроке научитесь соблюдать правильный режим хранения документов ограниченного доступа и поймете, как регулируется доступ к ним
Хранить бумажные версии документов, которые содержат служебную информацию ограниченного распространения, вы можете двумя способами:
- В надежно запираемых несгораемых шкафах, ящиках или сейфах, которые оборудованы приспособлениями для опечатывания
- В помещении, куда могут входить только определенные работники
Поговорим чуть подробнее про второй способ.
Помещения, в которых ведутся работы с ДСП и где они хранятся в нерабочее время (в том числе и помещения архива), являются режимными.
Лучше всего такие помещения организовать в административной части учреждения - рядом с кабинетами руководителя и ответственных.
Помещения для хранения ДСП в обязательном порядке должны быть обеспечены вентиляцией - принудительной или, в крайнем случае, естественной.
❗ Важно: режимные помещения нужно оборудовать замками повышенной
надежности - с секретом.
Также для контроля за входом, рекомендовано установить шифрованные и электронные замки, автоматические турникеты, камеры видеонаблюдения.
Чтобы ограничить доступ посторонних лиц режимные помещения оборудуют окном для выдачи и приема документов, выходящим в отдельный тамбур, либо часть помещения оборудуется барьером.
Небольшое задание.
Определите, у кого есть доступ в помещения, где хранятся ДСП: выберите варианты ответов, затем нажмите «Ответить» и проверьте себя
выберите варианты ответов, затем нажмите «Ответить» и проверьте себя
Поздравляем! Вы успешно справились с заданием.
Если в экстренной ситуации будете так же обращать внимание на каждую деталь, сможете сохранить жизнь себе и пострадавшему
Теперь ответим на основные вопросы, которые связаны с хранением ДСП.
- *Как может получать ключи от режимных помещений?Список работников, которые имеют право сдавать и получать ключи
на посту охраны, утверждается начальником службы безопасности
организации или приказом по учреждению. - *Что делать, если сломался замок и не получается открыть режимное помещение?Помещение не вскрывается. Нужно составляется акт о случившемся и немедленно доложить руководителю учреждения, начальнику подразделения и службе безопасности. Затем принять меры по охране помещения до прибытия службы безопасности.
- *Как действовать, если случилось чрезвычайное происшествие (пожар, авария, стихийное бедствие и т.п.)?Учреждение должно разработать специальную инструкцию, в которой предусматривается порядок вскрытия режимных помещений, очередность и порядок спасения техники, документов ограниченного доступа и определяются места дальнейшего их хранения. Инструкцию утверждает руководителем учреждения. Важно: такая инструкция не должна раскрывать состава вывозимых документов.
В случае ЧП в нерабочее время, если создается угроза уничтожения документов, то дежурный по учреждению вместе с подразделением охраны имеет право вскрыть режимные помещения и принять меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией.
Главное условие сохранности документов «Для служебного пользования» — передача их конкретному должностному лицу и подтверждение такой передачи личной подписью.
В случае утраты таких документов или дел, носителей конфиденциальной информации с пометкой «ДСП», либо разглашения сведений ограниченного распространения, при обнаружении каких-либо признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее такие факты, должно немедленно доложить руководителю организации.
Особенности уничтожения документов
Уничтожать документы и дела ограниченного доступа необходимо путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу и порошок.
Допускается также уничтожение документов путем измельчения в кусочки в бумагоуничтожающей машине площадью не более 2,5 мм2.
❗ Обязательно составьте акт об уничтожении. Возьмите за основу образец акта об уничтожении кадровых документов и адаптируйте его для своего учреждения.
упражнение «Правда/ложь»
Бумажные версии учреждение должно хранить в сейфе или помещении, куда могут входить только определенные работники
Бумажные версии учреждение должно хранить в сейфе или помещении, куда могут входить только определенные работники
Поздравляем! Вы успешно справились с заданием.
Если в экстренной ситуации будете так же обращать внимание на каждую деталь, сможете сохранить жизнь себе и пострадавшему
